DIGITALE ZUSAMMENARBEIT – DIE NEUE NORMALITÄT? 

Von 0 auf 100 % digital, von jetzt auf gleich. Die digitale Zusammenarbeit in Zeiten von Corona ist herausfordernd für uns und unsere Kunden. Vieles verändert sich. Das Chaos ist aber nicht ausgebrochen. Vielmehr werden jeden Tag neue Ideen und Möglichkeiten generiert – in allen Unternehmen, Abteilungen und bei jedem Mitarbeiter. Und dies mit unterschiedlichsten Voraussetzungen und in der individuellen Lebenssituation zu Hause, im oft schnell geschaffenen mobilen Arbeitsplatz.

Wie funktioniert 100 % digitale Zusammenarbeit?

Wir haben die digitale Zusammenarbeit aus verschiedenen Blickwinkeln analysiert. Über unsere Erfahrungen berichten wir hier. Tool- und Technikdiskussion führen wir keine. Wir beschränken uns auf vier wesentliche Beobachtungspunkte:

  • Digitales Miteinander
  • Digitales Projektmanagement
  • Digitale Meetings
  • Mobiles Arbeiten

Von den Ergebnissen sind wir überrascht. Einfach spannend, was sich in den letzten Wochen bewegt und entwickelt hat. Die Voraussetzungen sind klar: Die Kommunikation läuft komplett digital und sie muss funktionieren. Im täglichen Job, in Projekten und in der Zusammenarbeit intern und extern.

Eines nehmen wir vorweg: Es funktioniert einiges. Und vieles sogar viel besser als gedacht.  

DIGITALES MITEINANDER

WAS BRAUCHT ES TECHNISCH?

Für mobiles Arbeiten ist nicht viel notwendig. Weniger ist dabei sogar oft mehr. PC, Kamera und Mikrofon, dazu einen Internetanschluss und einen Browser auf möglichst neustem Stand – die Grundausstattung für die Kommunikation. Dazu kommt für effektives Arbeiten die firmenspezifische Software und ein Zugriff auf die Firmenlaufwerke, heute oftmals schon in Verbindung mit einer Cloud.

Zum Thema Voraussetzungen für mobiles Arbeiten sind wir in der Diskussion auf die Maslowsche Bedürfnispyramide gekommen. Kann man bei den Voraussetzungen hier eine ähnliche Pyramide als Empfehlung und Planung für mobiles Arbeiten ableiten? Wir haben einen Versuch gestartet.

WAS BRAUCHT ES MENSCHLICH?

Wir müssen digital näher zusammenrücken, den Austausch mit Kollegen, im Projekt und mit Verantwortlichen bewusster und öfters aktiv einfordern. Dabei erledigen sich Aufgaben besser zu zweit, auch digital oder gerade digital. Das Pair Programming, als agile Methode wiederentdeckt, beschleunigt die Lösungsfindung und hilft durch das 4-Augen-Prinzip, die Qualität zu steigern. Durch das gemeinsame Arbeiten an einem Thema können wir digital zusammenrücken und unsere Motivation und den Teamspirit fördern. Klar terminierte Partneraufgaben helfen auch über das ein oder andere Motivationsloch hinweg.

 

 

VERÄNDERT DAS DIGITALE MITEINANDER DIE ZUSAMMENARBEIT?

Im digitalen Miteinander kann wie gewohnt gearbeitet werden. Durch die technologiegestützte Zusammenarbeit ist ein Trend zur virtuellen Kollaboration von zeitlich oder räumlich getrennten Projektgruppen, Mitarbeitern, Unternehmen und Partnern festzustellen.

WAS ÄNDERT SICH IN DER KOOPERATION?

Kooperation bezeichnet die Erreichung eines gemeinsamen Ergebnisses oder eines komplementären Ziels durch Personen oder Gruppen, die separat an unterschiedlichen Teilen einer Aufgabe arbeiten. Durch die Arbeitsteilung kann die Problembearbeitung parallel stattfinden.

GIBT ES EINEN TREND ZUR KOLLABORATION?

Kollaboration bezeichnet die gemeinsame Bearbeitung einer Aufgabe innerhalb einer Gruppe. Durch das interaktive Teilen und Diskutieren von individuellem Wissen wird ein gemeinsames Verständnis des Problems und seiner Lösung konstruiert und die Generierung von neuem kollektivem Wissen gefördert.

Kooperatives Arbeiten funktioniert auch mobil. Es wird nicht schwieriger. Entsprechend der Aufgaben und Skills macht es durchaus Sinn, diese Methode anzuwenden.

Durch das digitale Miteinander und die technischen Möglichkeiten erkennen viele Unternehmen die Vorteile einer kollaborativen Zusammenarbeit.

Bereits bestehende digitale Kommunikationslösungen werden aktuell neu entdeckt und von vielen Usern sicher eingesetzt. Tools für digitale Kommunikation werden momentan sehr dynamisch weiterentwickelt, verbessert und mit neuen Features ausgestattet. Wir sind gespannt auf auf die erweiterten Einsatzmöglichkeiten.

TIPPS FÜR DIGITALES MITEINANDER

 

FÜR DEN PROJEKTLEITER:

  • Jeden aktiv kontaktieren
  • Erreichbar sein
  • Regelmäßiges virtuelles Teambuilding durchführen
  • Teamchat forcieren
  • Pair Programming/Working etablieren

FÜR DIE FÜHRUNGSKRAFT:

  • Jeden aktiv kontaktieren
  • Erreichbar sein
  • Digitale “Flurgespräche“ fördern
  • Neue Mitarbeiter intensiv betreuen
  • Führungskraft muss für gutes Social Networking sorgen und bilateral bei den Mitarbeitern nachfragen

FÜR DEN MITARBEITER:

  • Öfter mal Kamera an-schalten
  • Aufgabe auch mal zu zweit erledigen
  • Kontakt suchen
  • Erreichbarkeit kommunizieren

DIGITALES PROJEKTMANAGEMENT

WAS BRAUCHT MAN WIRKLICH?

Unternehmen, die schon frühzeitig Kollaborationstools eingesetzt haben, haben es beim Digitalen Projektmanagement einfacher. Die Mitarbeiter sind mit den Tools bereits vertraut. Da sie jedoch erst jetzt verstärkt aktiv eingesetzt werden, sind Schulungen zu Funktionalitäten sinnvoll.

Generell gilt, sich auf wenige und erprobte Kommunikationstools zu beschränken, die von allen Usern eingesetzt und bedient werden können. Nicht jede Neuerung sollte sofort verwendet werden. Dies verunsichert und steht der effizienten Zusammenarbeit im Projektteam entgegen.

FUNKTIONIERT DER DIGITALE FLURFUNK?

In virtuellen Räumen ergeben sich mitunter andere Kommunikationswege. Absprachen werden zwischen Mitarbeitern direkt besprochen und es werden Entscheidungen getroffen, die vorher über größere Meetings vorab diskutiert wurden. Wo vorher auf kurzen Wegen, einmal schnell zwischen Tür und Angel, eine Schnellinformation möglich war, ist das jetzt nicht mehr so einfach.

Aus diesem Grund müssen noch eindeutiger der Informationsinhalt, Zeitpunkt und Zeitdauer definiert werden. Die Erwartungen an Ergebnisse müssen eindeutig delegiert und kommuniziert werden.

REICHT DAS?

In verteilter Zusammenarbeit ist es besonders wichtig, Transparenz über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen herzustellen. Fällt die Möglichkeit kurzer Rücksprachen durch den Gang ins Nachbarbüro weg, müssen Informationen jetzt anders transportiert werden. Führungskräfte können dafür sorgen, dass im Team Aufgaben-Boards angelegt und genutzt werden. Ob Excel-Liste oder digitales Board: Wichtig ist, dass alle Teammitglieder auf die Informationen zugreifen können. Genauso muss man als Führungskraft darüber Bescheid wissen, wie es den Mitarbeitern geht. Dies erfordert einen Raum und ein Zeitfenster, in dem Platz für entsprechende Nachfragen geschaffen wird.

TIPPS FÜR DIGITALES PROJEKTMANAGMENT

  

FÜR DEN PROJEKTLEITER:

  • Anzahl Statusmeetings erhöhen
  • Sprints / Meilensteine enger takten
  • Tools bewusst aussuchen
  • Mehr Vorbereitung in die Meetings investieren
  • Flexible Arbeitszeiten abstimmen

FÜR DIE FÜHRUNGSKRAFT:

  • Abstimmung mit der  Projektleitung muss jederzeit möglich sein

FÜR DEN MITARBEITER:

  • Transparenz schaffen
  • Freiraum ist Chance, aber auch Verpflichtung zur Selbstdisziplin
  • Auf Neues einlassen
  • Vereinbarte Tools nutzen

DIGITALE MEETINGS

Die letzten Wochen und Monate haben gezeigt: Vieles ist im Homeoffice problemlos durchführbar. Notwendig ist, die Verhaltensweise an das veränderte Umfeld anzupassen, um ein erfolgreiches Meeting durchzuführen. Die Erfahrung zeigt, dass lediglich 20 % der Informationen bei einem Meeting über die fachliche Ebene weitergegeben werden. 80 % der Informationen hingegen werden unbewusst über die Beziehungsebene transportiert.

ALLES IST DURCHFÜHRBAR, NUR WIE?

Bei digitalen Meetings ist die Rolle des Moderators um so wichtiger für eine strukturierte Diskussion, da sich die Teilnehmer nicht in einem Raum befinden. Er muss hierbei noch aktiver in die Abläufe eingreifen und sich dafür sehr gut auf jedes einzelne Meeting vorbereiten. Am besten gelingt die Moderation dabei, wenn auf möglichst einfache Technik zurückgegriffen wird. Der Präsentierende muss seinen Vortrag in kleinere Einheiten unterteilen, als er dies gewöhnlich tun würde, und aktiv Zeiten für Rückfragen einbauen. Es empfiehlt sich, so oft wie möglich auf die Videofunktion zurückzugreifen, um eine bessere Kommunikation mit den anderen Teilnehmern zu gewährleisten.

WIE TRANSPORTIERE ICH INFORMATIONEN?

Die Beziehungsebene, über die bei Besprechungen viele Informationen transportiert werden, fehlt bei digitalen Meetings durch die räumliche Trennung der Teilnehmer weitgehend. Viel Informationsaustausch findet über Mimik und Gestik statt, weshalb die Videofunktion für ein gelungenes digitales Meeting eine wichtige Funktion übernimmt. Nicht bei allen Meetings kann auf diese Funktion zurückgegriffen werden, weshalb für ein gelungenes digitales Meetings daher auch ein diszipliniertes Verhalten von allen Teilnehmern notwendig ist. Hier gilt noch mehr als sonst: Über die Stimme müssen die Menschen erreicht werden.

  

 

Tipps FÜR DIGITALE MEETINGS

 

FÜR DEN PROJEKTLEITER:

  • Mit Vorlauf planen
  • Teilnehmerzahl begrenzen: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
  • Gut vorbereitet sein
  • Team einbeziehen
  • Timeboxing beachten
  • Technik sparsam einsetzen

FÜR DIE FÜHRUNGSKRAFT:

  • Je nach Rolle im Meeting
  • Rolle als Führungskraft hier irrelevant

FÜR DEN MITARBEITER:

  • Auf das Meeting konzentrieren
  • Pünktlich sein
  • Ausreden lassen
  • Interagieren und aktiv beteiligen
  • Handheben und Chat nutzen

MOBILES ARBEITEN

WIEVIEL VERTRAUEN IST NOTWENDIG?

Eine misstrauische Führungskraft kann niemand gebrauchen. Vertrauen ist unserer Meinung nach das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice. Einfach abzuwarten, bis sich das Thema des dezentralen Arbeitens wieder erledigt hat, ist keine Lösung. Corona hin oder her, das Homeoffice geht genauso wenig wieder weg wie das Internet, Social Media oder die Digitalisierung. Unternehmen, die diese Form des virtuellen Teamworks nicht anbieten, werden künftig kaum noch Mitarbeiter finden. Wer in diesen Strukturen nicht führen kann oder will, wird sich wohl nach einer anderen Karriere umsehen müssen.

Nach durchweg positiven Erfahrungen haben erste Unternehmen die Home Office-Regelungen auch für die Zeit nach Corona ausgedehnt.

 

IST SOCIAL NETWORKING PFLICHT?

Führungskräfte wissen um das Potenzial informeller Kommunikation, wenn es um den Gruppenzusammenhalt geht. So tauschen sich Kolleginnen und Kollegen z. B. in Teeküchen, Pausenzonen, beim Mittagessen und auf Fluren beiläufig aus. Werden solche Gelegenheiten für informelle Kommunikation auch in räumlich verteilten Teams geschaffen, etwa durch virtuelle gemeinsame Kaffeepausen oder kurze Zeit zum informellen Austausch vor dem Start eines Web-Meetings, kann sich Zusammenhalt weiterentwickeln. Zur Motivation des sozialen Austauschs werden bereits virtuelle Mittagessen, Sommerfeste etc. organisiert.

  

 

TIPPS FÜR MOBILES ARBEITEN

  

FÜR DEN PROJEKTLEITER:

  • Vertrauensvorschuss in mobiles Arbeiten gewähren
  • Zeit in Optimierung und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
    investieren

FÜR DIE FÜHRUNGSKRAFT:

  • Vertrauensvorschuss in mobiles Arbeiten gewähren
  • Mitarbeiter müssen mit entsprechenden technischen Mitteln ausgestattet werden

FÜR DEN MITARBEITER:

  • Infrastruktur muss funktionieren
  • Infrastruktur auf Minimum reduzieren
  • Unter Kollegen Kommu-nikation aufrecht erhalten
  • Selbstmotivation, Fokus regelmäßig schärfen

Die Tipps aus unseren Workshops haben wir zusammengefasst:

Tipps für die digitale Zusammenarbeit

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